Omkring ett av fem tjänsteföretag har drabbats av bedrägeri under det senaste året, men då ska man ha i åtanke att mörkertalet är stort eftersom många inte polisanmäler. Den vanligaste formen av bedrägeri är fakturabedrägeri som drabbat majoriteten, 70 procent, av de tjänsteföretag som utsatts för bedrägeri, enligt en färsk rapport av Almega.
Till skillnad från andra typer av bedrägerier, som identitetsstöld eller phishing, sker fakturabedrägerier ofta på ett mer subtilt sätt. Fakturabedrägerier kan vara särskilt svåra att upptäcka eftersom de ofta kommer från vad som verkar vara betrodda affärskontakter. När den falska fakturan är betald är det ofta för sent att få tillbaka pengarna, och konsekvenserna kan bli allvarliga, särskilt för små och medelstora företag.
E-fakturor – en digital mur mot bedrägerier
Ett av de mest effektiva sätten att förhindra fakturabedrägerier är användning av e-fakturor. Dessa digitala fakturor skickas direkt mellan system och innebär en högre säkerhetsnivå än traditionella fakturor. Till skillnad från pappers- och PDF-fakturor innebär e-fakturor en säker och verifierbar process där varje faktura genomgår flera lager av autentisering och kryptering.
E-fakturor gör det svårare för bedragare att komma in i fakturaflödet. Genom automatiserad kontroll av fakturadetaljer, som fakturanummer och leverantörsinformation, kan systemet upptäcka avvikelser innan fakturan godkänns för betalning. Systemen kan också automatiskt kontrollera fakturan mot tidigare beställningar och leveranser, vilket kraftigt försvårar för bedragare att smyga in en faktura.
Med e-fakturasystem kan man ha en regel som gör att man måste godkänna att en leverantör får skicka en e-faktura, vilket också minskar risken för oäkta fakturor.
Den digitala spårbarheten är en stor fördel. Varje e-faktura lämnar ett digitalt fotspår, vilket gör det lättare att spåra källan till en misstänkt faktura och snabbt åtgärda potentiella problem.
Lagar och regler kring fakturor ändras löpande runt om i världen, det är extra viktigt för företag med utrikeshandel att välja en leverantör av e-fakturasystem som följer med sådana ändringar.
Utbildning ökar säkerhetsmedvetandet
Även om e-fakturor erbjuder en hög säkerhetsnivå kvarstår den största risken i form av den mänskliga faktorn. Vem som helst kan av misstag klicka på en felaktig länk i ett mejl eller få sin mobiltelefon stulen. Det är viktigt att företagen investerar i utbildning och ökar medvetenheten bland sina anställda. Regelbundna workshops och utbildningstillfällen ger personalen kunskap för att identifiera nya hot. Varningssignaler kan till exempel vara oväntade fakturor från nya leverantörer, otydlig information på fakturor eller begäran om ändrade betalningsuppgifter.
Det finns flera sätt att minska riskerna för betalningsbedrägerier. Nordic Payments Council, en organisation som skapar och hanterar betalningssystem i Norden, har ett regelverk – Confirmation of Payee – som tillåter betalare att verifiera mottagarens namn innan en betalning genomförs.
Kombinationen av teknik och medvetenhet är nyckeln
Användning av e-fakturor och utbildning av personalen i att upptäcka varningssignaler ger både en teknisk och mänsklig barriär som gör det svårare för bedragare att forcera. Vi rekommenderar alltid enskilda företag en kombination av e-fakturor och utbildning av anställda. Löpande kontakt och avstämningar med affärspartner kring bland annat betalinstruktioner är också att föredra. Vår uppmaning till politiker är en statlig utredning om obligatorisk e-faktura mellan företag och från offentlig förvaltning till företag, vilket Myndigheten för digital förvaltning (Digg) och Skatteverket tidigare föreslagit.
