– Något av det första vi gjorde när vi insåg vad som hade hänt var att dra ut sladden så att ingen hade tillgång till systemen. Och omgående aktiverades organisationen i stabsläge. Sedan gick vi upp i stabsläge, berättar Anna Flink.
– Därefter fick vi sätta oss ner och fundera på vilket innehåll vi behöver; analys, kommunikation och it-kompetens var vad som prioriterades. Vårt fokus var riktat mot att säkerställa den samhällsviktiga verksamheten som till exempel skola, socialtjänst, omsorg, vatten.
Bland annat skolor och omsorg drabbades och tvingades gå från digitalt till manuell hantering av såväl läromedel som journaler. De fick helt enkelt plocka fram penna och papper och göra som förr i tiden för att hantera saker som avprickning av närvaro i skolan, se över scheman, listor över omsorgsbrukare och annat. Däremot påverkades inte funktioner som trygghetslarm, telefoni, hissar och lås eftersom de ligger utanför kommunens system.
– Känslan av att vi har att göra med en aktör som kommit innanför var mycket obehagligt, men detta var också något vi var tvungna att tackla – hur ska vi hantera att en främmande part har tagit sig in och velat förstöra? Jag menar, detta handlade inte om ett phishingmail utan någon hade attackerat oss, fortsätter Anna Flink.
Sedan tidigare hade Kalmar kommun en arbetsgrupp för beredskap som består av representanter från både bolagssidan och förvaltning. Dessa fick i uppgift att kanalisera händelsen och tack vare dem hittade man en systematik under de första dagarna som såg till att kommunen som samhällsviktig verksamhet kunde tuffa på.
– Vi gjorde även en formell anmälan om att vi var utsatta för brott. Därefter har ju polisen sin tågordning kring hur de arbetar i deras organisation. Och eftersom det var ett säkerhetskänsligt läge kopplades även Säpo in.
Hon berättar att kommunen fick snabbt och bra stöd av såväl MSB via Cert som polisens regionala it-brottscentrum samt Säkerhetspolisen.
– De hjälpte och stöttade oss och skapade förutsättningar i den egna organisationen för att därefter kunna vägleda oss genom det här, det är vi mycket tacksamma över, säger Anna Flink.
Dagarna i stabsläge inleddes med en samverkanskonferens tillsammans med berörda parter, i vilken bland annat räddningstjänsten deltog. Anna Flink förde dessutom samtal externt med både polis och länsstyrelse som bistod med att samordna kommunen med lokala aktörer i regionen. Verksamheter utanför kommunen hade även de ett stort behov av att ta del av vad som skett, så de i sin tur kunde ta ställning till vilken beredskap de behövde ha för att minska riskerna i sina respektive verksamheter. I ett tidigt skede anordnades därför en pressträff för att delge att man drabbats, men djupare än så gick det inte att gå på grund av situationens säkerhetskänsliga natur.
– Allting handlade om att Kalmar kommun som verksamhet måste fortsätta att klara av sitt uppdrag. Och vi som ingick i staben tillhörde i huvudsak kommunledningskontoret, där vi var och en också har andra uppdrag som ligger utanför detta – uppdrag som vi inte bara kunde lägga åt sidan. Därför var vi snabba in i processen med att prata kontinuitet för att ingen skulle behöva jobba dygnet runt och därmed bränna ut sig. Vi såg över schema och arbetstider och satte därför tre till fyra personer på varje funktion. Även under en kris och aktiverad stab gäller arbetstidslagen.
Hon passar på att hylla kreativiteten och uppfinningsrikedomen hos de medarbetare som var med i staben.
– Rätt snart började vi titta på kreativa lösningar som att vi till exempel kunder använda oss av myndighetsbrevlådor. Alla gick in med en fantastisk kämparglöd!
Anna Flink pratar mycket om att behöva göra prioriteringar när hon beskriver kommunens krishantering. En stor sådan var till exempel att bestämma vem som skulle få första tjing när man väl kunde koppla på igen och här sattes liv och hälsa i första rummet.
– En annan prioritering var att betala ut löner. En kommunkoncern har stort ansvar för att hantera ekonomi internt men även mot externa aktörer och detta arbete har varit en del såklart. Man ska ha klart för sig att det kostar mycket att inte betala i tid. Däremot har vi inte haft tillgång till information om tider, semestrar och annat eftersom att det ligger digitalt, så det var också något vi är igång med att hitta vägen för.
Från invånarhåll fanns det förstås en oro att information och känslig data hade läckt. Kommunen jobbade hårt med att hålla en öppen extern dialog med dem för att minska oron.
– Det var också en utmaning för oss när vi gick ut i media – hur ska vi kommunicera ut detta och vem ska kommunicera det? Vilka beslut var vi tvungna att fatta på insidan för att man i mediehanteringen skulle känna sig trygg?
– Vi försökte lösa detta genom att bygga upp en gemensam förmåga som gick ut på att vi skulle ta hand om varandra i allt detta. Och det kunder förstås vara så att det togs ett beslut klockan 11 på förmiddagen som sedan fick rivas upp klockan 12, men så är det i en krishantering. Vi ledde i det okända.
Hur är det då att vara säkerhetschef när något sådan här händer – kände du någon oro att det bara skulle bli värre?
– Mitt jobb går ut på att skapa trygghet och det är vad jag måste fokusera på. Jag som säkerhetschef kan inte gå runt och oroa mig, då skulle jag gå sönder. Det handlar mycket om en psykologisk trygghet; att finnas där för mina kollegor och medarbetare i ett stabsläge. Det finns alltid en risk för att staben driver iväg, så den stora utmaningen är att försöka hålla samman verksamheten och alla som ingår i den.
– Och vad gäller andra säkerhetsrelaterade frågor så kan det vara så att man väntar med dem när något sådant här händer av hänsyn för man tänker att vi är jätteupptagna. Men hela värdet av min roll är att jag ska finnas där för att ta emot frågor och synpunkter.
Hon framhåller även kollegorna och det arbete som gjorts i kölvattnet av attacken.
– Jag tycker att man har gjort ett fantastiskt arbete i Kalmar, framförallt när det kommer till digitaliseringen och de hårda värdena. De mjuka värdena måste vi träna på men de ligger också i samhällsutvecklingen och i tiden.
Är det för tidigt att fråga vad ni har lärt er?
– Detta är inget som är över nu, bara för att vi gått ner från stabsläge [två veckor efter attacken, red. anm.] utan jag tror säkert att detta finns med i minst tre månader framåt. Den akuta tiden var akut, nu väntar allt annat som kommer i kölvatten av krisen och den skada som skett.
– Med det sagt så har vi sagt att vi får hantera detta över tid och när vi väl ser att vi börjar närma oss någon form av bild, då kan vi börja att lägga pusslet bakåt i tiden; se över vad som vi hanterade bättre och vad som var särskilt svårt. Men jag kan säga redan nu att vi var mycket duktiga på att i det akuta skedet få in alla funktioner och att kommunicera det till dem – det klarade vi alldeles utmärkt. Vi har lärt oss att det finns en hög tillit när man går in på ett möte, att man får med sig konkret information därifrån. Det bidrar till att vi alla kan se ett värde i att jobba på detta sätt.
– Sedan är det förstås så att man alltid kan vara fler och ha större kompetens men vi har gjort ett fantastiskt jobb – vilket gäng! Det är enorm trygghet att få arbeta tillsammans med så sjukt duktiga verksamhetsutövare som verkställer att skola och vård fungerar dagligen, kriser till trots.
FAKTA
Namn: Anna Flink
Ålder: 53 år, 6 september
Yrke: Säkerhetschef/säkerhetsskyddschef
IT-ATTACKEN MOT KALMAR KOMMUN
Den 6 februari utsattes Kalmar kommun för en cyberattack. Experter tror att det är hackergruppen hackergruppen Akira som ligger bakom. Akira har kopplingar till Conti, en annan hackergrupp och som enligt rapporter har uttryckt sitt stöd för Vladimir Putin och Ryssland. Akira är även den hackergrupp som tros ligga bakom den omfattande attacken mot Tietoevry som natten mot den 20 januari i år drabbade flera verksamheter världen över, därav runt hundratalet i Sverige.