Förra veckan avslutades Roskildefestivalen efter åtta dagar fyllda av musik, konst och aktivism.
För besökarna startar festivalen när grindarna öppnar. För organisationen bakom Roskilde börjar arbetet många månader tidigare.
Planeringen omfattar bemanning, utbildning, logistik, kommunikation och beredskap. Flera av de funktioner som ansvarar för drift och säkerhet inleder sitt arbete redan under hösten inför nästa års festival. Organisationen bygger på att tusentals återkommande volontärer arbetar sida vid sida med anställda och externa leverantörer.
Den stora andelen återvändande funktionärer innebär också att erfarenhet och rutiner förs vidare mellan festivalerna, vilket skapar kontinuitet i en verksamhet som varje år byggs upp från grunden.
Tusentals volontärer ingår i säkerhetsorganisationen
Volontärerna arbetar inte enbart med service och praktiska uppgifter. De har också viktiga roller inom logistik, tillträdeskontroller, publikservice, teknik och andra funktioner som är avgörande för att festivalen ska fungera.
Festivalen har dessutom särskilda trygghetsvärdar, så kallade Safety Hosts, som patrullerar festivalområdet och campingarna. Deras uppgift är att skapa trygghet, hjälpa besökare, upptäcka avvikelser och fungera som en del av festivalens stående beredskap vid incidenter. De arbetar i mindre team, utbildas innan festivalen och genomför även obligatoriska kurser om säkerhets- och beredskapsplaner.
Professionella ordningsvakter ansvarar samtidigt för ordningshållning och ingripanden, medan volontärerna främst arbetar förebyggande och stödjande.
Crowd management är en central del av säkerhetsarbetet
Publiksäkerheten framför scenerna har fått allt större betydelse vid internationella evenemang under de senaste decennierna. Roskildefestivalen lyfter därför fram crowd management som en av sina viktigaste säkerhetsfunktioner.
Framför varje scen finns särskilda Crowd Safety Hosts som övervakar publikrörelserna, hjälper besökare som behöver komma bort från trängseln, delar ut vatten och ingriper tidigt när någon visar tecken på att må dåligt. Festivalen markerar dessutom konserter där hög publikintensitet kan förväntas för att ge besökarna möjlighet att välja var de vill stå.
Festivalen beskriver också hur säkerhetsarbetet utvecklas tillsammans med forskare och experter inom crowd management. Målet är att analysera publikflöden och kontinuerligt förbättra säkerheten utan att försämra besökarnas upplevelse.
Utbildning ska ge rätt beslut under press
En stor del av säkerhetsarbetet handlar om att förbereda volontärerna innan festivalen öppnar.
För flera säkerhetsfunktioner krävs obligatoriska utbildningar där deltagarna går igenom riskbedömning, kommunikation, incidenthantering och festivalens beredskapsplaner. Festivalen erbjuder dessutom särskilda utbildningar inom crowd safety, tillträdeskontroller och ledarskap för olika funktioner.
Tanken är att skapa en gemensam lägesbild och tydliga arbetssätt när många människor samtidigt ska fatta beslut under högt tempo.
Säkerheten bygger på samverkan
Trots att omkring 30 000 volontärer är engagerade bygger festivalens säkerhetsarbete inte enbart på frivilliga krafter.
Polis, sjukvård, räddningstjänst, ordningsvakter och festivalens egna säkerhetsorganisation samverkar under hela evenemanget. De frivilliga fungerar som ett viktigt komplement genom att snabbt kunna upptäcka avvikelser, vägleda besökare och rapportera vidare till rätt funktion.
Den danska polisen beskriver också Roskildefestivalen som ett evenemang där den stora majoriteten av besökarna hjälper varandra och där antalet ordningsproblem normalt är begränsat trots att omkring 130 000 människor samlas under festivalveckan.
